Pertemuan 14(Final)

pada pertemuan kali ini kami mahasiswa Universitas pelita Harapan angkatan 2013 dan 2014 ( Peminatan = Project management) telah mengakhiri kelas kami, pada perteman kali ini kami akan melakukan UAS 9ujian Akhir Semster), kami ssebagai kelomok 1 mengucapkan terima kasih kepad dosen kami bapak Andree. atas bimbinganya selama ini. biarlah materi yang kami share dapat berguna dikemudia hari baik untuk kami atau untuk orang lain .

Pertemuan 13

Pertuman 13

B339, Universitas Pelita Harapan

Pada pertemuan ini kami mempelajari bagaiman memonitoring dan controlling dari suatu risk

Monitoring dan Controling Risks

Tujuan :

a.       Tracking,

b.        Monitoring,

c.        Identify new Risks,

d.       ensure risks,

e.        dan mengevaluasi

f.        Improvement

Project Risk manegement, harus terintegrasi dengan Project Mangemeent Plan, jika salah satu terjadi perubahan maka yang lain harus menyesuaikan perubahannya

Dalam monitoring risks di butuhkan suatu Audit yang di lakukan secara berperiode, haus juga di lakuakn suatu pemantauan apakah risk yan telah terridentifikasi benar-benar terjadi atau tidak

Pertemuan 12

Purpose and Objectives of the Perform Qualitative Risk Analysis Process
risiko kualitatif mengaji proses analisis dan mengevaluasi karakteristik risiko proyek diidentifikasi secara individual dan memprioritaskan risiko berdasarkan disepakati karakteristik (perjanjian)
analisis risiko kualitatif mengevaluasi probabilitas bahwa setiap risiko akan terjadi dan efek setiap risiko individu pada tujuan proyek
Critical Success Factors for the Perform Qualitative Risk Analysis Process
• Kesepakatan dari stakeholder proyek adalah kriteria fundamental dan tema umum.
• Pendekatan disepakati adalah dasar kredibilitas proses.
• Disepakati definisi mengaktifkan informasi berkualitas tinggi yang akan dikumpulkan
• Akhirnya dengan kondisi ini di tempat, proses dapat dieksekusi andal, yang berkontribusi pada kredibilitas output-nya
Use Agreed-Upon Approach
• Proses ini didasarkan pada yang telah disepakati pendekatan penilaian ini yang diterapkan accross semua risiko yang teridentifikasi dalam setiap proyek
• Dengan sifat risiko proyek, semua risiko dapat dinilai sesuai dengan kemungkinan terjadinya dan dampak pada tujuan individu harus risiko terjadi.
Faktor-faktor lain dapat dipertimbangkan dalam menentukan pentingnya risiko sebagai berikut:
o Urgency (Proximity): Risiko yang membutuhkan respon waktu dekat dapat dianggap lebih mendesak untuk mengatasi.
o Manageability: Beberapa risiko yang tidak dikelola dan itu akan menjadi pemborosan sumber daya untuk mengatasinya.
o Impact Eksternal to the project: Sebuah risiko dapat meningkatkan pentingnya jika itu mempengaruhi perusahaan luar proyek
Use Agreed-Upon Definitions of Risk Terms
Penilaian risiko harus didasarkan pada disepakati definisi istilah penting, dan mereka definisi harus digunakan secara konsisten ketika menilai setiap risiko
Perform Iterative Qualitative Risk Analysis
• Keberhasilan analisis risiko kualitatif ditingkatkan jika proses ini digunakan secara berkala sepanjang proyek.
• Tidak mungkin untuk mengetahui terlebih dahulu semua risiko yang mungkin terjadi dalam suatu proyek, sehingga Identifikasi Resiko dan Lakukan proses Analisis kualitatif harus diulang secara berkala untuk risiko individu.

Tools and Techniques for the Perform Qualitative Risk Analysis Process
1. Select Risk Characteristics that Define Risks’ Importance
2. Collect and Analyze Data
3. Prioritize Risks by Probability and Impact on Specific Objectives
Priotize risks by Probability and Impact on Overall Project
4. Categorize Risk Causes
5. Documenting the results of the perform qualitative risk analysis process

Pertemuan 11

Purpose and Objectives of the Perform Quantitative Risk Analysis Process
¥ Evaluate the likelihood of succcess
¥ To estimate contingency reserves
¥ Analyzing using quantitative techniques
¥ Qualitative risk analysis
¥ Quantitative risk analysis estimates the implication of all quantified risks on project objectives
¥ The implementation of overall risk analysis using quantitative methods requires:
– Complete and accurate representation of the project objectives built up from individual project elements, e.g., schedule/cost estimate
– Identifying risks on individual project elements such as schedule activities
– Including generic risks that have a broader effect than individual project elements
– Applying a quantitative method (e.g., monte carlo analysis/decision tree analysis) that incorporates multiple risks simultaneously
¥ Results of the quantitative analysis will be compared to the project plan (baseline or current) to give management an estimate of the overall project risk and will answer important questions
Critical Success Factors for the Perform Quantitative Risk Analysis Process
¥ Success in achieving the objectives of quantitative risk analysis depends explicitly on at least the following factors
- Prior risk identification and qualitative risk analysis
- Appropriate project model
- Commitment to collecting high-quality risk data
- Unbiased Data
- Overall project risk derived from individual risks
- Interrelationships between risks in quantitative risk analysis
tools and Techniques for the Perform Quantitative Risk Analysis Process
• Tools and techniques
- Comprehensive risk representation
- Risk impact calculation
- Quantitative method appropriate to analyzing uncertainty
- Data gathering tools
- Effective presentation of quantitative analysis results
- Iterative Quantitative risk analysis:
- Information for Response Planning

Pertemuan 10

Pertemuan 10

Senin, 20 April 2016

B339, Universitas Pelita Harapan

Pada pertemuan ini kami memebahas mengenai Plan Risk Management, dimana pada section ini pembahasan lebih terfokus kepada Planning, bagaiman kita meempersiapkan Planning yang baik untuk menghadapi risk, tujuandari diadakan Planning Risk Management, adalah :

a.       Untuk mengembangkan Strategy, Strategy yang telah di Identifikasi dipikirkan sesara matang, sehingga menghasilkan hasil yang lebih baik lagi

b.       Bagaimana Risk tersebut di jalankan, setelah di pikirkan secara matang langkah selanjutnya adalah memikirkan bagaimana cara melakukan eeksekusi rencana tersebut

c.       Mengintegrasikan PRM dengan Aktivitas Project management, apakah hal yang di eksekusi dan yang telah di rencanakan sesuai dan dapat berrintegrasi dengan Projecct Managernya

Pertemuan 9

Pertemuan 9

Senin, 13 – April – 2016

B339, Universitas Pelita Harapan

Hubungan antara gagalnya peluncuran “Rocket Chalallenger VII” dengan PRM

Pada pertemuan kali ini kami belajar melalui film documenter tentang Chalanger VII yang meledak pada tahun 1986, dalam film tersebut dikatakan bahwa kurangnya penanggulangan risk yang dilakukan oleh pihak NASA, dkk. Kurangnya pengontrolan risk yang dilakukan oleh NASA. Pihak NASA sudah meengetahui bahwa Rocket Chalanger VII mengalami masalh pada beberaoa bagiannya, seperti pada bagian RING – O, tetapi mereka mengabaikannya karrena mereka terrdesak oleh perintah Presiden untuk segera meluncurkan rocket terrsebut, padahal pengujian rocket belum pernah di lakukan pada saat musim salju turun. Terdapat juga beberapa masalah yang terdapat dalam rocket Chalanger, tetapi masalah terssebut diabaikan karena adanya tekanan dari pihak presiden, dalam hal ini juga kita dapat mempelajari dari segi memanage/ mengelola risk yang ada bahwa pentingnya dukungan dari para stakeholder, dalam kasus ini di katakana bahwwa pihak stakeholder mendukung pembuatan dan peluncuran rocket Challangerr VII tetapi mereka hanya menginginkan peluncuran tersebut dilakukan secepatnya, tanpa memikirkan bagaimana resiko yang ada, dan terdapatnya konflik antara stakeholder, sehingga mereka tidak lagi berfokus pada tujuan semula tetapi hanya berfokus pada masalah masing-masing dan mereka hanya  menyelesaikan  tugasnya masing-masing.

Kesimpulan:

Kesimpulan yang kami simpulkan adalah pentingnya Project Risk Management (PRM) danpentingnya kesehatian antar project stakeholder.  Project Stakeholderr harus berfokus pada tujuan semula, walaupun pasti terjadi konflik antar project stakeholder. Jangan pernah mengabaikan setiap risk yang ada, karena walaupun risk yang terjadi  awalnya kecil tetapi lama kelamaan akan menjadi besar bahakan jika terus dibiarkan maka akan mempengaruhi kelangsungan  project tersbut sehingga akan berdampak pada kegagalan project

Pertemuan 8

Critical success factors for PRM

1. Recognize the value of risk management

2. Individual / commitment/ responsibility

3. Open and honest communication

4. Organizational commitment

5. Scale risk effort to project

6. Integrate with project management

*Definition of project risk

Project risk is an uncertain event or condition that if it occurs has a positive or a negative affet on a project's objectives.

- uncertainly = probability

- effet = impact

- two types of risk : threats (negative) and opportunities (positive) -> it is important to address both risks

- Risk are uncertain future events or conditions which may or may not occur but which would matter if the occur.

* The definition of risk includes both distinct events which are uncertain but can be clearly described and more general conditions which are uncertain but can be clearly described and more general conditions which are less specific but also may give risk to uncertainty.

* When a risk event occurs it cases to become uncertain

- Threats which occur may be called issues/ problems

- Opportunities may be called benefits

* Individual Risks and overall project risk

- Individual risks : specific events or conditions that might affect project objectives

- Overall Project Risk : The effect of uncertaintly of the project as whole

* Stakeholders Risk attitudes

A wide range of factors influence risk attitudes :

- Scale of the project

- Strengh of public commitments made about the performance of the project

- Stakeholder sensivity to issues such as enviromental impacts, industrial relations and other factors

* Iterative process

The circumtances of the project can be chased as they are planned and executed.

The amount of information available about risks will usually increase as the time goes on, hence :

- some risks will occur while others will not

- new risk will be arise or be discovered

- the charateristics of those already identified may charge

* The identification and analysis of risks should be :

- revisitiled periodically

- the progress on risk response actions should be monitored

- the action plans adjusted accordingly

- if external circumstances change significantly, it may also be necessary to revisit the risk management planning process

- The frequences and depth of reviews and updates will depend on :

- the nature of the project

- the volatility of the environment in which the project is being implemented

- the timing of other project management reviews and updates

*Communication

Project risk management cannot take place in isolation success relies heavily on communication throughtout.

* Responsibility for PRM

Roles and responsibilities for PRM should be clearly defined and communicated and individuals should be held responsible and accountable for results.

Pertemuan 6

Pertemuan 6

Senin, 23 – April – 2016

B 339, Universitas Pelita Harapan

Pada pertemuan kali ini kami mempelajari mengenai Project Risk Management, adalah suatu seni dan pengetahuan untuk mengidentifikasi, analisis, dan merespon resiko yang ada dalam project, hal yang dibutuhkan untuk dibutuhkan dalam PRM, adalah :

a.       Dedikasi, dibutuhkan suatu komitmen yang tinggi dalam mengelola suatu project.

b.       Professional talented, lebih baik jika orang-orang  yang menangani risk tersebut adalah orang yang sudah terlatih (bersertifikasi).

PRM is an art and Science

Yang di maksudkan dalam statement ini adalah bahwa tidak semua orang menangani suatu permasalahan dengan tepat, terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan dalam PRM, yaitu :

A.      Identify, tahhap pertama yang harus di lakukan adalah melakukan identifikasi tehadap kemungkinan-kemungkinan risk yang akan terjadi pada suatu project

B.      Analysis, setelah risk/resiko tersebut telah teridentifikasi maka, hal yang dibutuhkan adalah menganalisis, apakah risk tersebut berada dalam tingkat urgency seperti apa ? memasukannya kedalam risk register

C.      Respond, setelah menganalisis adalah bagaimana action/ tindakan yang akan di lakukan terhadap risk tersebut.

Risk register = kumpulan atau pendokumentasian terhadap risk yang telah tejadi, yang bertujuan jika terjadi risk yang sama atau serupa di kemudian hari maka dapat dengan lebih mudah untuk menanggulangani.

Pertemuan 5

Pada Petemuan ke - 5 kali ini kelompok kami tidak ada yang datang kedalam kelas karena anggota kelompok kami seluruhnya berada dalam kepanitian acara terbesar FIK (Fakultas Ilmu Komputer) Universitas Pelita Harapan "Falcon Project 7"

untuk kegiatannya dapat di lihat di link tersebut, thank you !
http://www.uph.edu/component/wmevents/event/1355.html

Pertemuan 4

Pertemuan 4

Senin, 9 – April – 2016

B339, Universitas Pelita Harapan

Pada pertemuan ini kita lebih membahas kepad Quality, definisi quality menurut ISO 9000:2000 “The degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirements” yang berarti suatu ukuran yang sudah seharusnya ada dalam suatu permintaan.

Apa itu PQM (Project Quality Management)

PQm digunakan unutk untuk mengukur tingkat kepuasan dari suatu project, untuk mencapai quality yang bagus, maka project team harus membina hubungan dan komunikasi yang baik dengan para stakeholder, yang paling bertanggung jawab dengan quality dari suatu project adalah Project manager. PQM ini dibagi menjadi tiga proses, yaitu :

A.      Planning Quality, menentukan ukuran (metrics), bagaiman cara untuk mencapainya, bagaimana cara untuk meembuat orang -orang puas

B.      Performing Quality Assurance, memastikan bahwa segala sesuatu berjalan dengan baik

C.      Performing Quality Control, makesure secara specific, memastikan à  melakukan improving

Pertemuan 3

Pertemuan 3

2 – April – 2016

B 339, Universitas Pelita Harapan

Pertemuan kalia ini kami membahass bagaimana cara yang baik untuk melihat/ menilai suatu system, ada beberapa cara yang di gunakan untuk melihat / menilai suatu system dalam project management, yaitu :

a.       Holistic view,

Holistic view adalah cara pandang yang melihat segala sesuatu secara luas ( bukan secara spesifik)

b.       System Thinking, setelah melihat secara luas (Holistic) selanjutnya adalah mendeskripsikan apa yang mendukung project dalam konteks organisasi

Setelah kita mengidentiifikasi / mennilai system tersebut kita harus melakukan suatu system Approach, yaitu menilai system apakah yang cocok untuk organisasi tersebut, beberapa hal yang harus di perhatikan dalam mengatur suatu system  :

A.      Business, bisnis seperti apakah yang di lakukan oleh oraganisasi/ perusahaan tersebut ? tidak mungkin menggunaka system untuk perbankan terhadap bisnis industry

B.      Technology, memhami apakah technology yang di gunnakan dapat diterima dan dapat digunakan oleh suatu organisasi , apaakh organisassi tersebut benar-benar ingin menggunakan IT yang baik

C.      Organizations, memhami organisasi suatu perusahaan, struktur organisassi, kebiasaan organisasi, top level management, budaya / culture darri suatu organisasi

Project Life Cycle (PLC)

Dalam suatu project tentu saja project di bagi dalam beberapa phase/ bagian, dan dalam bagian trsebut tentu saja terjadi yang namanya ketidak pastian / UNCERTAINLY. Tujuan dari PLC adalah untuk menyelesaikan suatu masalah yang besarr dengan meembaginya kedalam potongan-potongan terrtentu, ssehingga dalam proses pemecahan masalah ddapat lebih mudah di lakukan tahap -tahap yang perlu dilakukan adalah :

a.       Mengumpulkan setiap fase dari setiap project

b.       Fase-fase yang telah dikumpulkan bergantung kepada organisasi

Trends yang meempengaruh/ berpengaruh dalam IT Project Management, sperti :

a.       Globalization , tentu saja istilah ini bukan lah hal yag assing lagi karena kita telah memasuki era globaisasi, pada era globalisasi ini membuat dunia menjadi flat, atau membuat segala sesuatu menjadi mudah, setiap orang menjadi terhubung satu dengan yang lain.

b.       Outsourcing, mendapatkan atau membeli barang / jasa dari luar perusahaan

c.       Virtual teams, sekelompok orang atau individu yang bekerja melalui ruang dan waktu yang bebeda dan hanya menggunakan kemajuan technologi komunikasi.ada